Als u een restaurant, brasserie of hotel runt, bent u ondernemer, kok, gastheer, HR-manager en boekhouder tegelijk. De dagen zijn lang, de marges zijn krap, en goed personeel vinden is al jaren moeilijk.
Het laatste waar u ’s avonds na sluitingstijd nog zin in heeft, is administratie. Toch is dat precies wat er gebeurt. Reserveringen handmatig bevestigen. Uren van het personeel bijhouden. Facturen opmaken. Bestellijsten samenstellen voor de leverancier. Het zijn taken die u niet verder helpen, maar die toch gedaan moeten worden.
De vraag is niet of u ze kunt vermijden. De vraag is of u ze kunt laten doen door een systeem in plaats van door uzelf.
Waar de uren zitten
In gesprekken met horecaondernemers komen steeds dezelfde processen terug als tijdvreters.
Reserveringen beheren. Telefonisch, via mail, via het formulier op de website, via sociale media. Elke reservering moet bevestigd worden, in de planning komen, en bij annulering weer verwijderd worden. Bij drukke zaken is dit al snel een uur per dag.
Personeelsplanning. Wie werkt wanneer, wie is beschikbaar, wie heeft vakantie gevraagd. In veel horecazaken wordt dit bijgehouden in een WhatsApp-groep of een Excel-bestand. Wijzigingen zijn een bron van verwarring. Heeft Kevin het bericht gezien? Weet Sarah dat ze zondag moet werken?
Voorraad en bestellingen. Wat is er op? Wat moet er besteld worden? Hoeveel brood heeft u nodig voor het weekend? Dit wordt vaak gedaan op gevoel en ervaring, wat prima werkt tot het niet werkt en u op zaterdag zonder garnalen zit.
Facturatie en boekhouding. De kassa registreert de omzet, maar het omzetten naar facturen, het verwerken van leveranciersfacturen, en het afstemmen met de boekhouder is handwerk.
Wat automatisering hier concreet betekent
Automatisering in de horeca hoeft niet te betekenen dat u een robot in de keuken zet. Het gaat om het koppelen van systemen die u al gebruikt, zodat informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt.
Een reservering via uw website die automatisch in uw kassasysteem komt, een bevestigingsmail naar de gast stuurt, en bij annulering de tafel weer vrijgeeft. Zonder dat iemand eraan te pas komt.
Een personeelsplanning die automatisch rekening houdt met beschikbaarheid en contracturen, en bij wijzigingen automatisch de betrokken medewerkers op de hoogte brengt. Geen WhatsApp-berichten meer die iemand over het hoofd ziet.
Een voorraadsysteem dat bijhoudt wat er verkocht wordt via de kassa, en automatisch een bestellijst genereert als producten onder een bepaald niveau komen. De leverancier krijgt de bestelling per mail, u hoeft alleen te controleren of het klopt.
De kassa als startpunt
In de horeca is de kassa het middelpunt. Daar komen bestellingen, betalingen en omzetdata samen. Als u een modern kassasysteem gebruikt (Lightspeed, Trivec, Orderbird, of vergelijkbaar), dan zit daar al veel data in die u kunt gebruiken.
Het probleem is dat die data vaak in het kassasysteem blijft zitten. Het wordt niet automatisch doorgestuurd naar uw boekhouder, uw personeelsplanning, of uw voorraadbeheer. Die koppelingen maken, dat is precies waar automatisering om draait.
Met een tool als n8n kunt u die koppelingen bouwen zonder dat u een softwareontwikkelaar hoeft in te huren. Het kassasysteem praat met uw boekhouding. De reserveringstool praat met uw planning. De bestellijst praat met uw leverancier.
Een voorbeeld uit de praktijk
Neem een brasserie met 60 couverts. De eigenaar besteedde wekelijks 4 uur aan het opmaken van de personeelsplanning, 3 uur aan leveranciersbestellingen, en 2 uur aan het verwerken van reserveringen. Samen bijna een volledige werkdag per week.
Na het automatiseren van de personeelsplanning (koppeling met beschikbaarheden die medewerkers zelf invoeren), het automatiseren van de standaardbestellingen bij vaste leveranciers, en het inrichten van een online reserveringssysteem met automatische bevestigingen, ging dat terug naar een uur per week. Wat overblijft is controle en uitzonderingen.
Dat is 8 uur per week. Tijd die nu naar de zaak zelf gaat in plaats van naar een laptop.
Waar te beginnen
Begin met het proces dat u het vaakst frustreert of het meeste tijd kost. Voor de meeste horecazaken is dat de personeelsplanning of de reserveringen.
Kijk naar welke systemen u al gebruikt. Heeft uw kassasysteem een API of koppelingen met andere tools? Gebruikt u al een online reserveringstool? Vaak hoeft u niets nieuws aan te schaffen, maar alleen te koppelen wat u al heeft.
En als u niet weet waar de meeste tijdwinst zit: dat zoeken we graag samen uit. Een gesprek van een uur geeft meestal al een helder beeld van wat er mogelijk is.