Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen elektronisch versturen via het Peppol-netwerk. Geen pdf meer per mail. Geen papieren factuur in een envelop. Gestructureerde data die automatisch verwerkt wordt.
Toch merk ik in gesprekken dat veel KMO’s er nog niet klaar voor zijn. Of erger: denken dat ze klaar zijn omdat ze al “digitaal factureren.” Voor alle duidelijkheid: een pdf mailen is geen e-facturatie.
Wat is e-facturatie dan wel?
Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur in een vast digitaal formaat (UBL of Peppol BIS) die automatisch ingelezen wordt door de boekhoudsoftware van uw klant. Niemand hoeft iets over te typen. Geen bijlage in een mail, maar een directe verbinding van systeem naar systeem via het Peppol-netwerk.
Dat is een wereld van verschil met hoe de meeste KMO’s het tot nu toe deden.
Geldt dit ook voor mij?
Waarschijnlijk wel. De verplichting geldt voor vrijwel alle Belgische btw-plichtige ondernemingen. De enige uitzondering: als uw jaaromzet onder de 25.000 euro blijft en u de btw-vrijstellingsregeling gebruikt. Voor de rest is het verplicht, ongeacht bedrijfsgrootte.
De FOD Financien hanteert een tolerantieperiode tot eind maart 2026. Geen sancties in die eerste drie maanden voor fouten die specifiek met de nieuwe verplichting te maken hebben. Maar uw klanten en leveranciers wachten niet op de overheid. Die verwachten gewoon dat het werkt.
Wat moet u concreet doen?
Vier dingen.
Check uw facturatiesoftware. Kan die Peppol-facturen versturen en ontvangen? Billit, Yuki, Octopus, Exact Online: de meeste pakketten ondersteunen het inmiddels. Maar ondersteunen is niet hetzelfde als geactiveerd. Bel uw leverancier en vraag: is mijn Peppol-ID aangemaakt? Ja of nee.
Registreer u op het Peppol-netwerk. Zonder Peppol-ID kunt u geen facturen ontvangen. Dat ID is gekoppeld aan uw ondernemingsnummer. Uw softwareleverancier kan het vaak regelen, maar ga er niet vanuit dat het al gebeurd is.
Test het. Stuur een testfactuur naar uw boekhouder of een bevriend bedrijf. Komt die correct aan? Worden de velden goed ingelezen? Dit is het moment om fouten te vinden. Niet wanneer u uw eerste echte kwartaalfactuur verstuurt en uw klant belt dat er iets niet klopt.
Informeer uw boekhouder. Als u allebei op Peppol zit, verdwijnt er veel handmatig werk. Maar dat vereist dat beide kanten goed zijn ingericht. Uw boekhouder moet weten welk systeem u gebruikt en hoe de facturen binnenkomen.
Het fiscale voordeel dat veel KMO’s missen
Los van de verplichting bespaart e-facturatie gewoon tijd. Minder overtypen, minder fouten, snellere betalingen.
Maar er zit ook een fiscaal duwtje achter. De investeringsaftrek voor digitale investeringen is verhoogd naar 20%. Concreet: investeert u 1.000 euro in facturatiesoftware, dan trekt u daar bovenop nog eens 200 euro extra af. En tot en met 2027 mogen kleine vennootschappen en zelfstandigen een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op abonnementsformules voor factureringspakketten. Wie die aftrek niet toepast, laat geld liggen.
Waar het in de praktijk misgaat
Het vaakst: de software is ingesteld maar niemand heeft het getest. Alles lijkt in orde tot de eerste echte factuur wordt verstuurd en blijkt dat het btw-nummer verkeerd staat, een verplicht veld ontbreekt, of de routing niet klopt.
Tweede probleem: u stuurt netjes een Peppol-factuur, maar uw klant kan die niet ontvangen omdat zij zelf nog geen Peppol-ID hebben. Het helpt om uw vaste klanten nu al te mailen dat ze dit moeten regelen.
En dan is er de hardnekkigste: bedrijven die e-facturatie hebben ingesteld maar toch pdf’s blijven sturen “voor de zekerheid.” Dubbel werk dat het hele punt van de overstap ondermijnt.
Waar het interessant wordt: de koppeling met uw andere systemen
E-facturatie op zich is al automatisering. Maar het wordt pas echt waardevol als uw facturatie niet op een eiland staat. Een offerte die na goedkeuring automatisch een factuur genereert. Een betaalherinnering die na 14 dagen vanzelf de deur uit gaat. Een overzicht dat live toont wat er nog openstaat.
Dat soort koppelingen tussen uw facturatiesoftware, CRM en boekhouding zijn precies het type werk dat ik doe met tools als n8n. Geen copy-paste meer tussen vier tabbladen.
Begin vandaag
Als u nog niet op Peppol zit: bel uw softwareleverancier, activeer de functie, stuur een testfactuur. Het is een middag werk, geen maandenproject.
Wilt u dat uw facturatie ook daadwerkelijk aansluit op de rest van uw bedrijfsprocessen? Dan kijk ik graag mee.